Chaque message officiel, à la bonne personne
Indiquez une fois à Boxflow qui traite quoi. Ensuite, chaque nouveau message eBox et MyMinfin est assigné, transféré ou envoyé vers vos logiciels automatiquement.
Comment ça marche
Quand un message arrive, s’il correspond, alors agir
Une automatisation est une règle simple en trois parties. Vous pouvez en créer autant que nécessaire et combiner plusieurs actions dans une même règle.
-
1
Quand
Un nouveau message arrive d’eBox Enterprise ou de MyMinfin.
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2
Si
Il correspond à vos conditions, par exemple l’entreprise destinataire et l’expéditeur.
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3
Alors
Boxflow exécute vos actions : assigner, envoyer par e-mail, changer le statut ou appeler un webhook.
Conditions
Aussi précis que nécessaire
Combinez les conditions pour cibler exactement les bons messages. Toutes les conditions d’une règle doivent être remplies.
Entreprise
Laquelle de vos entreprises a reçu le message.
Source
eBox Enterprise ou MyMinfin.
Expéditeur
Par exemple le SPF Finances, une institution de sécurité sociale ou une commune.
Objet
Contient (ou ne contient pas) un ou plusieurs mots-clés.
Date
Messages reçus avant ou après une date donnée.
Statut et assignation
Uniquement les messages avec un statut donné, ou qui ne sont pas encore assignés.
Actions
Livrez-le comme votre équipe travaille
Chaque règle peut exécuter une ou plusieurs actions, dans l’ordre de votre choix.
- Assigner à une personne Le message apparaît dans la boîte Boxflow de ce collègue.
- Assigner à une équipe Tous les membres de l’équipe peuvent le prendre en charge.
- Envoyer par e-mail Avec le PDF en pièce jointe, ou avec un lien sécurisé vers le message.
- Appeler un webhook Envoyez le message vers vos propres logiciels, Make, Zapier ou Power Automate.
- Changer le statut Par exemple « Traité », pour que chacun voie ce qui a été traité.
- Arrêter le traitement Terminez la règle prématurément quand un message est traité.
Exemples
Des règles que nos clients configurent
Quelques exemples de ce que les organisations automatisent avec Boxflow.
les amendes routières pour les voitures de société partent directement par e-mail au gestionnaire de flotte, avec le PDF en pièce jointe.
les messages des institutions de sécurité sociale sont assignés à l’équipe RH.
tout ce qui concerne une filiale va au responsable financier de cette filiale.
les avertissements-extrait de rôle de précompte immobilier sont assignés au gestionnaire immobilier.
les documents fiscaux sont assignés au comptable responsable de ce client.
chaque message est envoyé vers SharePoint via Make, dans un dossier par entreprise.
Traçabilité
Vous savez toujours ce qui s’est passé
Chaque action exécutée par une automatisation est consignée dans la piste d’audit du message : à qui il a été assigné, à qui il a été envoyé par e-mail et quand son statut a changé.
- Voyez d’un coup d’œil quelle règle a traité un message.
- Prouvez qu’un document est parvenu à la bonne personne à temps.
- Ajustez une règle à tout moment ; elle s’applique immédiatement aux nouveaux messages.
Ce que disent nos clients
“Grâce à Boxflow, mes messages e-Box arrivent directement dans Odoo. Cela a vraiment rendu mon flux de travail plus efficace.”
Jacques van Nes
· Consultant · BusNes
Questions fréquentes
Combien d’automatisations puis-je créer ?
Cela dépend de votre formule : les formules Gratuit, Basic et Standard incluent un nombre limité d’automatisations, Pro et Enterprise incluent des automatisations illimitées.
Une règle peut-elle faire plusieurs choses ?
Oui. Une règle peut, par exemple, assigner un message à une équipe, l’envoyer par e-mail à un responsable et appeler un webhook en même temps.
Que deviennent les messages qui ne correspondent à aucune règle ?
Chaque nouveau compte démarre avec une règle de secours qui envoie chaque nouveau message par e-mail à l’administrateur, afin que rien ne se perde. Tous les messages restent aussi disponibles dans Boxflow.
Puis-je filtrer sur des mots-clés dans l’objet ?
Oui. Vous pouvez vérifier que l’objet contient, ou ne contient pas, un ou plusieurs mots-clés.
Faut-il des connaissances techniques ?
Non. Vous construisez les règles en choisissant des conditions et des actions dans des listes. Les webhooks sont optionnels, pour les équipes qui veulent connecter leurs propres logiciels.
Prêt à mettre votre eBox en pilote automatique ?
Connectez gratuitement votre première entreprise et recevez vos messages officiels là où vous en avez besoin.