Le courrier officiel directement dans Odoo
Odoo peut recevoir des documents par e-mail. Boxflow envoie chaque message eBox Enterprise et MyMinfin au bon alias e-mail Odoo : il est ainsi archivé dans Documents ou prêt comme facture fournisseur brouillon.
Ce dont vous avez besoin
- Un compte Boxflow avec au moins une entreprise connectée.
- Une base de données Odoo avec l’app Comptabilité et/ou Documents.
- L’accès aux paramètres Odoo pour retrouver l’alias e-mail.
Comment ça marche
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1
Nouveau message
Boxflow récupère un nouveau message dans l’eBox Enterprise ou MyMinfin.
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2
Automatisation e-mail
Une automatisation Boxflow envoie le message, avec son PDF, par e-mail à votre alias Odoo.
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3
Odoo
Odoo classe le document dans un espace de travail Documents ou crée une facture fournisseur brouillon.
Configurer l’action e-mail dans Boxflow
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1
Retrouvez votre alias e-mail Odoo
Trouvez dans Odoo l’adresse e-mail où les documents doivent arriver (voir « Où trouver votre adresse e-mail Odoo » ci-dessous).
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2
Créez une automatisation
Dans Boxflow, allez dans Automatisations et créez une nouvelle automatisation. Ajoutez des conditions pour que seuls les bons messages partent vers Odoo, par exemple une entreprise ou un expéditeur.
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3
Ajoutez une action « Envoyer un e-mail »
Indiquez l’alias e-mail Odoo comme destinataire et activez « Inclure les pièces jointes » : Odoo traite les fichiers PDF joints. Utilisez des placeholders dans l’objet, comme {{ company.name }} et {{ message.subject }}.
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4
Testez
Retraitez les automatisations d’un message existant dans Boxflow et vérifiez que le document apparaît dans Odoo.
Où trouver votre adresse e-mail Odoo
- Factures fournisseurs : allez dans Comptabilité › Configuration › Journaux, ouvrez votre journal d’achats (généralement « Factures fournisseurs ») et regardez l’alias e-mail dans l’onglet Paramètres avancés. Par défaut, c’est vendor-bills@ suivi de votre domaine d’alias, par exemple vendor-bills@votreentreprise.odoo.com.
- Archivage : dans l’app Documents, les espaces de travail (dossiers) peuvent aussi avoir un alias e-mail, par exemple un espace « Finance ». Les documents envoyés par e-mail à cette adresse y sont classés.
- Sur Odoo Online et Odoo.sh, le domaine d’alias est configuré automatiquement. On-premise, un domaine d’alias et un serveur de messagerie entrant doivent être configurés.
- Plusieurs entreprises dans Odoo ? Chaque entreprise a son propre journal d’achats et son alias : créez donc une automatisation par entreprise dans Boxflow.
Archiver, ou créer des factures fournisseurs ?
- La plupart des courriers officiels, comme les avertissements-extrait de rôle, les courriers de sécurité sociale ou les amendes routières, ne sont pas des factures fournisseurs : envoyez-les vers un espace de travail Documents pour les archiver.
- N’envoyez vers l’alias des factures fournisseurs que les documents qui doivent être comptabilisés, comme les demandes de paiement : chaque PDF joint à l’e-mail devient une facture fournisseur brouillon.
- Utilisez des automatisations distinctes avec des conditions sur l’expéditeur ou l’objet pour séparer les deux flux.
Astuces
- Seules les pièces jointes PDF et XML sont traitées via un alias e-mail de journal.
- Activez la numérisation des documents dans Odoo Comptabilité pour faire reconnaître automatiquement le contenu des factures fournisseurs.
- Chaque e-mail envoyé par une automatisation est consigné dans la piste d’audit du message dans Boxflow.
Sources: Odoo documentation – Document digitization (vendor bills via email alias) · Odoo documentation – Manage inbound messages (email aliases)
Questions fréquentes
Boxflow dispose-t-il d’une intégration Odoo native ?
Pas encore. Cette approche par e-mail fonctionne avec toute édition d’Odoo capable de recevoir des e-mails sur un alias, sans rien installer.
Chaque message devient-il une facture fournisseur ?
Seulement si vous l’envoyez vers l’alias des factures fournisseurs. Envoyez les courriers que vous voulez seulement archiver vers l’alias d’un espace de travail Documents.
Puis-je envoyer les messages de différentes entreprises vers différentes entreprises Odoo ?
Oui. Créez une automatisation par entreprise dans Boxflow, chacune avec l’alias e-mail de l’entreprise Odoo correspondante.
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