Le courrier officiel directement dans Billit
Billit donne à chaque dossier des adresses e-mail uniques pour son « Quick entry ». Boxflow y envoie chaque message eBox Enterprise et MyMinfin, pour que vous puissiez le traiter immédiatement.
Ce dont vous avez besoin
- Un compte Boxflow avec au moins une entreprise connectée.
- Un compte Billit avec accès au « Quick entry ».
- L’adresse e-mail unique de votre dossier Billit.
Comment ça marche
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1
Nouveau message
Boxflow récupère un nouveau message dans l’eBox Enterprise ou MyMinfin.
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2
Automatisation e-mail
Une automatisation Boxflow envoie le message, avec son PDF, par e-mail à l’adresse « Quick entry » unique de votre dossier Billit.
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3
Billit
Le document apparaît dans le « Quick entry », prêt à être traité ou approuvé.
Configurer l’action e-mail dans Boxflow
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1
Retrouvez l’adresse e-mail dans Billit
Copiez l’adresse e-mail « Quick entry » unique de votre dossier (voir « Où trouver votre adresse e-mail Billit » ci-dessous).
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2
Créez une automatisation
Dans Boxflow, allez dans Automatisations et créez une nouvelle automatisation. Ajoutez des conditions pour que seuls les bons messages partent vers Billit, par exemple une entreprise.
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3
Ajoutez une action « Envoyer un e-mail »
Indiquez l’adresse Billit comme destinataire et activez « Inclure les pièces jointes » : Billit traite les fichiers joints. Utilisez des placeholders dans l’objet, comme {{ company.name }} et {{ message.subject }}.
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4
Testez
Retraitez les automatisations d’un message existant dans Boxflow et vérifiez le « Quick entry » dans Billit.
Où trouver votre adresse e-mail Billit
- Billit crée automatiquement deux adresses e-mail uniques par dossier pour le « Quick entry » : une pour les fichiers qui ne doivent pas être scindés et une pour les fichiers à scinder par page.
- Utilisez l’adresse « ne pas scinder les fichiers » pour Boxflow : les courriers officiels ont souvent plusieurs pages qui vont ensemble.
- Vous trouvez ces adresses et les paramètres associés dans Billit sous Paramètres › Général, dans la section « Quick entry ».
- Plusieurs entreprises ? Chaque dossier Billit a ses propres adresses : créez donc une automatisation par entreprise dans Boxflow.
Archiver, ou traiter comme dépenses ?
- Les documents envoyés par e-mail au « Quick entry » arrivent dans l’onglet « À traiter », ou dans l’onglet « Approuver » si vous avez activé cette option : vous décidez donc par document.
- La plupart des courriers officiels, comme les avertissements-extrait de rôle, ne sont pas des factures d’achat : n’envoyez que ce que vous voulez traiter dans Billit, comme les demandes de paiement.
- Utilisez des automatisations distinctes avec des conditions sur l’expéditeur ou l’objet pour n’envoyer que les messages pertinents.
Astuces
- Un e-mail sans pièce jointe est transféré par Billit vers l’adresse e-mail de vos données d’entreprise : activez donc toujours « Inclure les pièces jointes » dans Boxflow.
- Chaque e-mail envoyé par une automatisation est consigné dans la piste d’audit du message dans Boxflow.
Sources: Billit help – Importing documents by email · Billit help – Unique email addresses
Questions fréquentes
Boxflow dispose-t-il d’une intégration Billit native ?
Pas encore. Cette approche par e-mail utilise les adresses « Quick entry » uniques dont dispose chaque dossier Billit.
Quelle adresse Billit dois-je utiliser ?
L’adresse « ne pas scinder les fichiers », pour que les courriers de plusieurs pages restent ensemble.
Chaque message devient-il une dépense ?
Non. Les documents arrivent dans le « Quick entry », où vous décidez comment les traiter.
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