Le courrier officiel directement dans Exact Online
Exact Online peut recevoir des documents par e-mail dans sa boîte postale digitale. Boxflow y envoie chaque message eBox Enterprise et MyMinfin : il est prêt à être traité dans votre administration.
Ce dont vous avez besoin
- Un compte Boxflow avec au moins une entreprise connectée.
- Une administration Exact Online avec une boîte postale digitale.
- Les droits dans Exact Online pour gérer les boîtes postales digitales.
Comment ça marche
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1
Nouveau message
Boxflow récupère un nouveau message dans l’eBox Enterprise ou MyMinfin.
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2
Automatisation e-mail
Une automatisation Boxflow envoie le message, avec son PDF, par e-mail à l’adresse de votre boîte postale digitale.
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3
Exact Online
Le document arrive dans votre administration, prêt à être traité ou transformé en proposition d’écriture.
Configurer l’action e-mail dans Boxflow
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1
Retrouvez l’adresse e-mail dans Exact Online
Trouvez ou générez l’adresse e-mail de votre boîte postale digitale (voir « Où trouver votre adresse e-mail Exact Online » ci-dessous) et ajoutez Boxflow comme expéditeur autorisé.
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2
Créez une automatisation
Dans Boxflow, allez dans Automatisations et créez une nouvelle automatisation. Ajoutez des conditions pour que seuls les bons messages partent vers Exact Online, par exemple une entreprise.
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3
Ajoutez une action « Envoyer un e-mail »
Indiquez l’adresse e-mail Exact Online comme destinataire et activez « Inclure les pièces jointes ». Utilisez des placeholders dans l’objet, comme {{ company.name }} et {{ message.subject }}.
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4
Testez
Retraitez les automatisations d’un message existant dans Boxflow et vérifiez que le document arrive dans Exact Online.
Où trouver votre adresse e-mail Exact Online
- Exact Online reçoit les documents via la boîte postale digitale de chaque administration.
- Allez dans [votre nom] › My Exact Online › Mes données de relation. Sous « Mes boîtes postales digitales », ouvrez la boîte et générez ou copiez l’adresse e-mail liée au type de document souhaité, par exemple les factures d’achat.
- Ajoutez l’adresse d’envoi de Boxflow (messenger@boxflow.be) aux expéditeurs autorisés. Les e-mails d’autres expéditeurs aboutissent sous « E-mails bloqués » (Achat › Factures › Achat › Vue d’ensemble).
- Plusieurs administrations ? Chacune a sa propre boîte et adresse : créez donc une automatisation par entreprise dans Boxflow.
Archiver, ou traiter comme factures d’achat ?
- La plupart des courriers officiels, comme les avertissements-extrait de rôle ou les courriers de sécurité sociale, ne sont pas des factures d’achat : conservez-les dans Boxflow, ou envoyez-les vers une adresse pour les documents généraux.
- Avec le traitement automatique des factures (le service de numérisation) activé, les PDF envoyés à l’adresse des factures d’achat deviennent des propositions d’écriture. N’envoyez que les documents qui doivent être comptabilisés, comme les demandes de paiement.
- Utilisez des automatisations distinctes avec des conditions sur l’expéditeur ou l’objet pour séparer les deux flux.
Astuces
- Les noms exacts des menus peuvent varier légèrement selon l’édition et la langue d’Exact Online ; la base de connaissances d’Exact Online décrit la boîte postale digitale en détail.
- Chaque e-mail envoyé par une automatisation est consigné dans la piste d’audit du message dans Boxflow.
Sources: Exact Online Knowledge Base – Digital postbox · Exact Online Knowledge Base – Scanning service
Questions fréquentes
Boxflow dispose-t-il d’une intégration Exact Online native ?
Pas encore. Cette approche par e-mail fonctionne avec la boîte postale digitale dont dispose chaque administration Exact Online.
Pourquoi mes documents n’arrivent-ils pas dans Exact Online ?
Le plus souvent parce que l’adresse d’envoi de Boxflow ne figure pas dans la liste des expéditeurs autorisés : vérifiez « E-mails bloqués » dans Exact Online et ajoutez messenger@boxflow.be.
Chaque message devient-il une écriture ?
Non. Seuls les documents envoyés à une adresse traitée par le service de numérisation deviennent des propositions d’écriture. Envoyez les courriers que vous voulez seulement archiver ailleurs.
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