Comment donner accès à eBox Enterprise à un collaborateur ?
De plus en plus de messages administratifs sont envoyés dans l'eBox Enterprise de votre entreprise. En tant que chef d'entreprise, vous souhaitez peut-être déléguer la consultation des communications dans cette eBox à un collègue.
Cet article part du principe que vous êtes déjà (co)gestionnaire des accès pour votre entreprise.
Se connecter à la gestion des accès
L'octroi de l'accès à l'eBox ne se fait pas via la gestion des rôles eGov, mais via l'application Gestion des accès de la Sécurité sociale. Sur la page de connexion, choisissez de vous identifier en tant qu'Entreprise.
Connectez-vous ensuite avec, par exemple, Itsme ou votre carte d'identité électronique. Sur la page suivante, vous pouvez choisir l'entreprise que vous souhaitez gérer. En fonction de votre situation, choisissez Entreprise sans personnel ou Employeur ONSS.
Conseil : vous ne trouvez pas la bonne entreprise dans la liste ? Vous devrez peut-être vous désigner comme administrateur principal des accès.
Ajouter des utilisateurs
Dans le menu de gauche, sélectionnez Utilisateurs. Si le collègue auquel vous souhaitez accorder des droits figure déjà dans la liste, cliquez sur l'icône à côté de son nom. Sinon, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
Dans l'écran permettant d'ajouter l'utilisateur, veillez à ce que le numéro de registre national soit renseigné, cochez la case e-Box Entreprise et confirmez en cliquant sur Ajouter l'utilisateur.
Si vous modifiez un utilisateur existant, cliquez d'abord sur Editer sur la page utilisateur, filtrez sur Toutes les permissions et sélectionnez e-Box Entreprise.
Une fois les modifications enregistrées, l'utilisateur pourra se connecter à l'eBox Entreprise.
Et... répétez l'opération
Vous souhaitez effectuer cette opération pour plusieurs sociétés ? Dans ce cas, vous n'avez malheureusement pas d'autre choix que de vous déconnecter à l'aide du bouton en haut à droite et de recommencer depuis le début pour la société suivante.
Votre collaborateur devra également se connecter et se déconnecter pour chaque société afin de récupérer les messages eBox.
Modifiez également vos notifications
En donnant à un collaborateur l'accès à l'eBox Enterprise, celui-ci ne sera pas automatiquement averti lorsqu'un nouveau message sera reçu. Vous risquez ainsi de manquer des communications importantes.
Si vous souhaitez que votre collaborateur soit informé lorsqu'un nouveau message arrive, vous devez également vous connecter à votre eBox Enterprise. Vous pouvez y saisir l'adresse e-mail pour les notifications. Malheureusement, une seule adresse e-mail est prise en charge.
Et n'oubliez pas vos processus de départ
De nombreuses entreprises oublient de modifier les droits dans les portails gouvernementaux lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise. Un ancien collaborateur peut ainsi conserver l'accès à des informations sensibles.
N'oubliez donc pas de vérifier après chaque départ si l'employé dispose encore de droits, par exemple dans la gestion des accès de la sécurité sociale et la gestion des rôles eGov.
Vous recherchez une solution plus simple ?
Comme vous pouvez le constater, déléguer l'accès à votre eBox Enterprise n'est pas une mince affaire. Si vous recherchez une solution plus simple, Boxflow pourrait vous convenir :
L'application récupère automatiquement tous vos messages depuis eBox Enterprise et MyMinfin
Grâce à des automatisations intelligentes, les messages peuvent être acheminés vers la bonne personne ou la bonne équipe, voire directement vers votre serveur, votre cloud drive, votre ERP ou tout autre logiciel.
Vos employés n'ont pas besoin d'obtenir des droits via les portails gouvernementaux et, grâce à notre connexion avec vos comptes Google ou Microsoft 365 existants, l'accès peut être automatiquement désactivé lorsqu'une personne quitte l'entreprise.
Tout cela fonctionne aussi bien pour une seule entreprise que pour 100, le tout dans un environnement unique.
Boxflow est disponible à partir de 5 € par mois.
