Le SPF Finances envoie désormais ses messages directement dans votre eBox
Le gouvernement a annoncé qu'une meilleure intégration entre MyMinfin (du SPF Finances) et l'e-Box Enterprise est désormais effective. Finies donc enfin ces notifications inutiles dans votre e-Box :
Ce changement apporte un gain d'efficacité, mais nécessite également une éventuelle modification de vos procédures.
Si vous travaillez directement avec l'e-Box Enterprise
Si, en tant que dirigeant d'entreprise, vous travaillez vous-même dans l'e-Box Enterprise, vous saluerez bien sûr ce changement. Il faut beaucoup moins de clics pour consulter les communications.
Avez-vous délégué des droits à des collaborateurs pour qu'ils puissent consulter les communications dans l'e-Box ? Dans ce cas, nous vous recommandons d'y réfléchir un instant. Les communications du SPF Finances, qui étaient auparavant protégées dans MyMinfin, sont désormais accessibles à toute personne ayant accès à votre e-Box.
Cela signifie donc que les documents suivants sont désormais accessibles à toute personne ayant accès à votre e-Box Enterprise :
les mises en demeure et les rappels de paiement
amendes administratives
déclarations de TVA avec tous les montants par grille de TVA
levée d'une saisie-exécution (sur des fournisseurs ou des collègues...)
relevé de compte de vos paiements anticipés
état du compte courant
demandes de renseignements
etc.
Ces documents, qui étaient auparavant spécifiquement protégés au sein de MyMinfin, sont désormais visibles pour les collaborateurs ayant accès à l'e-Box de votre entreprise.
Nous vous recommandons donc de vous connecter au système de la sécurité sociale, où sont gérés les droits d'accès à l'e-Box. Vous pourrez y passer en revue tous les utilisateurs et désactiver les droits d'accès à l'e-Box Enterprise si nécessaire.
Vous pouvez également choisir de désactiver l'accès pour tous les employés et utiliser une solution telle que Boxflow pour récupérer automatiquement vos messages et les acheminer vers la bonne destination.
Veuillez également noter : comme nous le décrivons ci-dessous, il semble que tous les types de messages de MyMinfin ne soient pas encore transférés vers l'e-Box. Vous risquez donc de manquer des messages, car non seulement ceux-ci ne figurent pas (encore) dans votre e-Box, mais vous ne recevez plus non plus la notification indiquant qu'un message est disponible dans MyMinfin.
Si vous utilisez une application telle que Boxflow
Boxflow récupère automatiquement vos messages e-Box Enterprise et MyMinfin, et les achemine, grâce à des automatisations intelligentes, vers le service ou la personne appropriée au sein de votre organisation. Vous pouvez ainsi définir, pour chaque type de communication, qui est autorisé à la consulter, et vous avez ainsi la certitude que chaque message fait l'objet d'un suivi.
L'utilisation de Boxflow devient donc particulièrement intéressante si vous recevez beaucoup de messages et que vous souhaitez les acheminer immédiatement au bon endroit. Cela peut se faire directement dans la boîte de réception, via une attribution (automatique) dans l'application, ou même en les reliant par exemple à un compte SharePoint ou Google Drive.
Concrètement, qu'est-ce qui change ? Si vous avez activé la connexion à la fois avec e-Box Enterprise et MyMinfin, vous recevrez désormais les communications du SPF Finances en double :
Comme vous pouvez le constater, le message arrive d'abord dans l'e-Box, puis seulement le lendemain via MyMinfin.
Nous constatons toutefois que tous les messages ne sont pas encore transmis via l'e-Box, et que certains types de messages arrivent uniquement directement via MyMinfin :
Nous vous déconseillons donc de désactiver dès à présent la connexion avec MyMinfin. Voici la procédure recommandée :
Créez un automatisme qui se déclenche dès qu'un message est reçu :
Ajoutez deux conditions : l'expéditeur doit être le SPF Finances, et le service par lequel le message a été reçu doit être eBox Enterprise.
Prévoyez ensuite une seule action, à savoir que le message soit automatiquement placé en statut « Processed ».
Placez cette automatisation en premier, et prévoyez dans les conditions des automatisations supplémentaires qu'elles ne doivent fonctionner que si le message n'est pas encore dans le statut « Processed ».
Mises à jour futures
En soi, il s'agit d'une évolution positive que de nombreux entrepreneurs accueilleront favorablement. Dans le même temps, cela pose quelques défis aux grandes organisations, qui doivent s'assurer que tous les messages aboutissent au bon endroit et font bien l'objet d'un suivi.
La complexité risque encore d'augmenter si les pouvoirs publics décident également de rendre obligatoire l'utilisation de l'e-Box.
Boxflow continuera donc à suivre de près cette évolution à court terme, et :
Évaluer si tous les messages provenant de MyMinfin parviennent correctement dans l'e-Box Enterprise
Ne pas comptabiliser, pour l'instant, les messages en double dans le nombre maximal de messages pouvant être traités sur la base de la formule d'abonnement
Mettre en place un triage automatique des messages afin qu'il n'y ait pas de doublons dans le système (sans qu'il soit nécessaire de créer une automatisation)
Nous restons bien sûr à votre disposition si vous avez des questions concernant la modification des paramètres de votre compte Boxflow.
