Elk overheidsbericht, bij de juiste persoon
Vertel Boxflow eenmalig wie wat behandelt. Vanaf dan wordt elk nieuw eBox- en MyMinfin-bericht automatisch toegewezen, doorgestuurd of naar je software verzonden.
Hoe het werkt
Als een bericht aankomt, als het voldoet, dan actie
Een automatisering is een eenvoudige regel met drie delen. Je maakt er zoveel als je nodig hebt, en je combineert meerdere acties in één regel.
-
1
Wanneer
Er komt een nieuw bericht binnen uit eBox Enterprise of MyMinfin.
-
2
Als
Het voldoet aan je voorwaarden, bijvoorbeeld de ontvangende onderneming en de afzender.
-
3
Dan
Voert Boxflow je acties uit: toewijzen, mailen, een status zetten of een webhook aanroepen.
Voorwaarden
Zo precies als jij wil
Combineer voorwaarden om exact de juiste berichten te bereiken. Alle voorwaarden van een regel moeten kloppen.
Onderneming
Welke van je ondernemingen het bericht ontving.
Bron
eBox Enterprise of MyMinfin.
Afzender
Bijvoorbeeld de FOD Financiën, een socialezekerheidsinstelling of een gemeente.
Onderwerp
Bevat (of bevat niet) één of meer trefwoorden.
Datum
Berichten ontvangen vóór of na een bepaalde datum.
Status en toewijzing
Enkel berichten met een bepaalde status, of die nog niet zijn toegewezen.
Acties
Bezorg het zoals je team werkt
Elke regel kan één of meerdere acties uitvoeren, in de volgorde die jij kiest.
- Toewijzen aan een persoon Het bericht verschijnt in de Boxflow-inbox van die collega.
- Toewijzen aan een team Iedereen in het team kan het oppakken.
- Verzenden per e-mail Met de PDF in bijlage, of met een beveiligde link naar het bericht.
- Een webhook aanroepen Stuur het bericht naar je eigen software, Make, Zapier of Power Automate.
- De status wijzigen Bijvoorbeeld “Verwerkt”, zodat iedereen ziet wat afgehandeld is.
- Verwerking stoppen Beëindig de regel vroeg wanneer een bericht afgehandeld is.
Voorbeelden
Regels die onze klanten opzetten
Enkele voorbeelden van wat organisaties met Boxflow automatiseren.
verkeersboetes voor bedrijfswagens gaan rechtstreeks per e-mail naar de wagenparkbeheerder, met de PDF in bijlage.
berichten van de socialezekerheidsinstellingen worden toegewezen aan het HR-team.
alles voor een dochteronderneming gaat naar de financieel verantwoordelijke van die dochter.
onroerendebelasting-aanslagbiljetten worden toegewezen aan de vastgoedbeheerder.
fiscale documenten worden toegewezen aan de accountant die voor die klant verantwoordelijk is.
elk bericht wordt via Make naar SharePoint gestuurd, in een map per onderneming.
Traceerbaarheid
Je weet altijd wat er gebeurde
Elke actie die een automatisering uitvoert, wordt vastgelegd in de audittrail van het bericht: aan wie het werd toegewezen, aan wie het werd gemaild en wanneer de status wijzigde.
- Zie in één oogopslag welke regel een bericht heeft behandeld.
- Bewijs dat een document de juiste persoon op tijd bereikte.
- Pas een regel op elk moment aan; hij geldt meteen voor nieuwe berichten.
Wat onze klanten zeggen
“Dankzij Boxflow komen mijn e-Boxberichten rechtstreeks in Odoo terecht. Het heeft mijn workflow echt een stuk efficiënter gemaakt.”
Jacques van Nes
· Consultant · BusNes
Veelgestelde vragen
Hoeveel automatiseringen kan ik aanmaken?
Dat hangt van je plan af: de gratis, Basic- en Standard-plannen bevatten een beperkt aantal automatiseringen, Pro en Enterprise bevatten onbeperkt automatiseringen.
Kan één regel meerdere dingen doen?
Ja. Een regel kan bijvoorbeeld een bericht aan een team toewijzen, het naar een manager mailen en tegelijk een webhook aanroepen.
Wat gebeurt er met berichten die aan geen enkele regel voldoen?
Elk nieuw account start met een fallback-regel die elk nieuw bericht naar de beheerder mailt, zodat niets verloren gaat. Alle berichten blijven ook beschikbaar in Boxflow.
Kan ik filteren op trefwoorden in het onderwerp?
Ja. Je kan controleren of het onderwerp één of meer trefwoorden bevat, of juist niet bevat.
Heb ik technische kennis nodig?
Nee. Je bouwt regels door voorwaarden en acties uit lijsten te kiezen. Webhooks zijn optioneel, voor teams die hun eigen software willen koppelen.
Klaar om je eBox op automatische piloot te zetten?
Koppel je eerste onderneming gratis en ontvang je overheidsberichten voortaan waar je ze nodig hebt.