Overheidsbrieven rechtstreeks in Exact Online
Exact Online kan documenten per e-mail ontvangen in zijn digitale postbus. Boxflow stuurt elk eBox Enterprise- en MyMinfin-bericht daarheen, zodat het klaarstaat om verwerkt te worden in je administratie.
Wat heb je nodig?
- Een Boxflow-account met minstens één gekoppelde onderneming.
- Een Exact Online-administratie met een digitale postbus.
- De rechten in Exact Online om digitale postbussen te beheren.
Hoe het werkt
-
1
Nieuw bericht
Boxflow haalt een nieuw bericht op uit eBox Enterprise of MyMinfin.
-
2
E-mailautomatisering
Een Boxflow-automatisering mailt het bericht, met zijn PDF, naar het e-mailadres van je digitale postbus.
-
3
Exact Online
Het document komt aan in je administratie, klaar om verwerkt te worden of omgezet te worden in een boekingsvoorstel.
De e-mailactie instellen in Boxflow
-
1
Zoek het e-mailadres op in Exact Online
Zoek of genereer het e-mailadres van je digitale postbus (zie “Waar vind je je Exact Online-e-mailadres” hieronder) en voeg Boxflow toe als toegelaten afzender.
-
2
Maak een automatisering
Ga in Boxflow naar Automatiseringen en maak een nieuwe automatisering. Voeg voorwaarden toe zodat enkel de juiste berichten naar Exact Online gaan, bijvoorbeeld één onderneming.
-
3
Voeg een actie “E-mail verzenden” toe
Vul het Exact Online-e-mailadres in als ontvanger en schakel “Bijlagen toevoegen” in. Gebruik placeholders in het onderwerp, zoals {{ company.name }} en {{ message.subject }}.
-
4
Test
Verwerk de automatiseringen van een bestaand bericht in Boxflow opnieuw en controleer dat het document in Exact Online aankomt.
Waar vind je je Exact Online-e-mailadres
- Exact Online ontvangt documenten via de digitale postbus van elke administratie.
- Ga naar [jouw naam] › My Exact Online › Mijn relatiegegevens. Onder “Mijn digitale postbussen” open je de postbus en genereer of kopieer je het e-mailadres dat gekoppeld is aan het documenttype dat je wil, bijvoorbeeld inkoopfacturen.
- Voeg het verzendadres van Boxflow (messenger@boxflow.be) toe aan de toegelaten afzenders. E-mails van andere afzenders belanden onder “Geblokkeerde e-mails” (Inkoop › Facturen › Inkoop › Overzicht).
- Meerdere administraties? Elk heeft zijn eigen postbus en adres, dus maak in Boxflow één automatisering per onderneming.
Archiveren, of verwerken als inkoopfacturen?
- De meeste overheidsbrieven, zoals aanslagbiljetten of socialezekerheidsbrieven, zijn geen inkoopfacturen: bewaar ze in Boxflow, of stuur ze naar een adres voor algemene documenten.
- Met automatische factuurverwerking (de scanservice) ingeschakeld worden PDF’s die naar het inkoopfactuuradres gestuurd worden, omgezet in boekingsvoorstellen. Stuur enkel documenten die geboekt moeten worden, zoals betalingsverzoeken.
- Gebruik aparte automatiseringen met voorwaarden op afzender of onderwerp om beide stromen te splitsen.
Tips
- De exacte menunamen kunnen licht verschillen per Exact Online-editie en -taal; de kennisbank van Exact Online legt de digitale postbus in detail uit.
- Elke e-mail die een automatisering verstuurt, wordt vastgelegd in de audittrail van het bericht in Boxflow.
Bronnen: Exact Online Knowledge Base – Digital postbox · Exact Online Knowledge Base – Scanning service
Veelgestelde vragen
Heeft Boxflow een native Exact Online-integratie?
Nog niet. Deze aanpak via e-mail werkt met de digitale postbus die elke Exact Online-administratie heeft.
Waarom komen mijn documenten niet aan in Exact Online?
Meestal omdat het verzendadres van Boxflow niet op de lijst van toegelaten afzenders staat: controleer “Geblokkeerde e-mails” in Exact Online en voeg messenger@boxflow.be toe.
Wordt elk bericht een boeking?
Nee. Enkel documenten die naar een adres gestuurd worden dat door de scanservice verwerkt wordt, worden boekingsvoorstellen. Stuur brieven die je enkel wil archiveren ergens anders naartoe.
Lees ook
API en webhooks
Koppel Boxflow aan je eigen software
Lees meerBillit
Overheidsbrieven rechtstreeks in Billit, via e-mail
Lees meerMake.com
eBox-berichten automatisch in SharePoint
Lees meerOdoo
Overheidsbrieven rechtstreeks in Odoo, via e-mail
Lees meerPower Automate
eBox-berichten in SharePoint of Teams met Power Automate
Lees meerSingle sign-on
Aanmelden met Microsoft Entra ID of Google Workspace
Lees meerZapier
Binnenkort: koppel Boxflow aan duizenden apps
Lees meerKlaar om je eBox op automatische piloot te zetten?
Koppel je eerste onderneming gratis en ontvang je overheidsberichten voortaan waar je ze nodig hebt.