Overheidsbrieven rechtstreeks in Odoo
Odoo kan documenten per e-mail ontvangen. Boxflow stuurt elk eBox Enterprise- en MyMinfin-bericht naar de juiste Odoo-e-mailalias, zodat het gearchiveerd wordt in Documenten of klaarstaat als concept-leveranciersfactuur.
Wat heb je nodig?
- Een Boxflow-account met minstens één gekoppelde onderneming.
- Een Odoo-databank met de app Boekhouding en/of Documenten.
- Toegang tot de Odoo-instellingen om de e-mailalias op te zoeken.
Hoe het werkt
-
1
Nieuw bericht
Boxflow haalt een nieuw bericht op uit eBox Enterprise of MyMinfin.
-
2
E-mailautomatisering
Een Boxflow-automatisering mailt het bericht, met zijn PDF, naar je Odoo-e-mailalias.
-
3
Odoo
Odoo archiveert het document in een Documenten-workspace of maakt een concept-leveranciersfactuur.
De e-mailactie instellen in Boxflow
-
1
Zoek je Odoo-e-mailalias op
Zoek het e-mailadres in Odoo waar de documenten naartoe moeten (zie “Waar vind je je Odoo-e-mailadres” hieronder).
-
2
Maak een automatisering
Ga in Boxflow naar Automatiseringen en maak een nieuwe automatisering. Voeg voorwaarden toe zodat enkel de juiste berichten naar Odoo gaan, bijvoorbeeld één onderneming of één afzender.
-
3
Voeg een actie “E-mail verzenden” toe
Vul de Odoo-e-mailalias in als ontvanger en schakel “Bijlagen toevoegen” in: Odoo verwerkt de PDF-bestanden in bijlage. Gebruik placeholders in het onderwerp, zoals {{ company.name }} en {{ message.subject }}.
-
4
Test
Verwerk de automatiseringen van een bestaand bericht in Boxflow opnieuw en controleer dat het document in Odoo verschijnt.
Waar vind je je Odoo-e-mailadres
- Leveranciersfacturen: ga naar Boekhouding › Configuratie › Dagboeken, open je aankoopdagboek (meestal “Leveranciersfacturen”) en kijk naar de e-mailalias op het tabblad Geavanceerde instellingen. Standaard is dat vendor-bills@ gevolgd door je aliasdomein, bijvoorbeeld vendor-bills@jouwonderneming.odoo.com.
- Archiveren: in de app Documenten kunnen workspaces (mappen) ook een e-mailalias hebben, bijvoorbeeld een workspace “Financiën”. Documenten die daarheen gemaild worden, worden in die workspace gearchiveerd.
- Op Odoo Online en Odoo.sh wordt het aliasdomein automatisch geconfigureerd. On-premise moeten een aliasdomein en een inkomende mailserver worden ingesteld.
- Meerdere ondernemingen in Odoo? Elke onderneming heeft zijn eigen aankoopdagboek en alias, dus maak in Boxflow één automatisering per onderneming.
Archiveren, of leveranciersfacturen maken?
- De meeste overheidsbrieven, zoals aanslagbiljetten, socialezekerheidsbrieven of verkeersboetes, zijn geen leveranciersfacturen: stuur ze naar een Documenten-workspace om ze te archiveren.
- Stuur enkel documenten die als factuur geboekt moeten worden, zoals betalingsverzoeken, naar de leveranciersfacturen-alias: elke PDF in bijlage van de e-mail wordt een concept-leveranciersfactuur.
- Gebruik aparte automatiseringen met voorwaarden op afzender of onderwerp om beide stromen te splitsen.
Tips
- Enkel PDF- en XML-bijlagen worden verwerkt via een e-mailalias van een dagboek.
- Schakel documentendigitalisering in Odoo Boekhouding in om de inhoud van leveranciersfacturen automatisch te laten herkennen.
- Elke e-mail die een automatisering verstuurt, wordt vastgelegd in de audittrail van het bericht in Boxflow.
Bronnen: Odoo documentation – Document digitization (vendor bills via email alias) · Odoo documentation – Manage inbound messages (email aliases)
Veelgestelde vragen
Heeft Boxflow een native Odoo-integratie?
Nog niet. Deze aanpak via e-mail werkt met elke Odoo-editie die e-mails op een alias kan ontvangen, zonder iets te installeren.
Wordt elk bericht een leveranciersfactuur?
Alleen als je het naar de leveranciersfacturen-alias stuurt. Stuur brieven die je enkel wil archiveren naar de alias van een Documenten-workspace.
Kan ik berichten van verschillende ondernemingen naar verschillende Odoo-ondernemingen sturen?
Ja. Maak in Boxflow één automatisering per onderneming, elk met de e-mailalias van de overeenkomstige Odoo-onderneming.
Lees ook
API en webhooks
Koppel Boxflow aan je eigen software
Lees meerBillit
Overheidsbrieven rechtstreeks in Billit, via e-mail
Lees meerExact Online
Overheidsbrieven rechtstreeks in Exact Online, via e-mail
Lees meerMake.com
eBox-berichten automatisch in SharePoint
Lees meerPower Automate
eBox-berichten in SharePoint of Teams met Power Automate
Lees meerSingle sign-on
Aanmelden met Microsoft Entra ID of Google Workspace
Lees meerZapier
Binnenkort: koppel Boxflow aan duizenden apps
Lees meerKlaar om je eBox op automatische piloot te zetten?
Koppel je eerste onderneming gratis en ontvang je overheidsberichten voortaan waar je ze nodig hebt.