Bronnen
Verwerking
Bezorging

Gedeelde inbox E-mail Integraties / Power Automate

Boxflow en Power Automate

Werk je in Microsoft 365? Laat Boxflow een Power Automate-flow starten voor elk nieuw eBox- of MyMinfin-bericht, en archiveer de documenten in SharePoint, post ze in Teams of start een goedkeuring.

Wat heb je nodig?

Een Boxflow-account met minstens één gekoppelde onderneming, en een beheerdersrol in Boxflow.
Een Power Automate-licentie met premium connectors: de trigger “When an HTTP request is received” en de HTTP-actie zijn premium.
Een API-token, aan te maken in je Boxflow-profiel.

Hoe het werkt

1
Boxflow-webhook

Een automatisering in Boxflow stuurt de gegevens van elk bericht dat voldoet naar je flow.
2
Boxflow API

De flow downloadt de bijlagen van het bericht via de Boxflow REST API.
3
Microsoft 365

De flow bewaart de documenten in SharePoint of OneDrive, post in Teams of start een goedkeuring.

Stap voor stap

1
Maak de flow en zijn trigger

Maak in Power Automate een instant cloud flow met de trigger “When an HTTP request is received”. Zet “Who can trigger the flow?” op “Anyone” (Boxflow kan niet aanmelden met een Microsoft-account; de geheime handtekening in de URL beschermt de flow) en plak het JSON-schema van de request body hieronder. Bewaar de flow om de HTTP-URL te genereren.
2
Voeg een webhook-actie toe in Boxflow

Maak in Boxflow een automatisering met de voorwaarden die je nodig hebt (bijvoorbeeld één onderneming of één afzender) en voeg een webhook-actie toe: methode POST, formaat JSON, de HTTP-URL uit Power Automate en de payload hieronder.
3
Lijst de bijlagen op

Voeg in je flow een HTTP-actie toe met methode GET op het attachments-endpoint van het bericht, met de header “Authorization: Bearer” gevolgd door je Boxflow-API-token.
4
Download elke bijlage

Voeg een “Apply to each” toe op de data-array van het antwoord. Voeg daarin een tweede HTTP-actie toe die de bijlage downloadt op basis van zijn ID. De response body is het bestand zelf.
5
Bewaar het bestand

Voeg de SharePoint- of OneDrive-actie “Create file” toe. Gebruik de naam van de bijlage als bestandsnaam en de body van de downloadactie als bestandsinhoud, bijvoorbeeld in een map per onderneming.
6
Test en schakel in

Bewaar de flow en verwerk de automatiseringen van een bestaand bericht in Boxflow opnieuw. Controleer de run history in Power Automate en de audittrail van het bericht in Boxflow.

Kopiëren en plakken

Webhook-payload in Boxflow json

{
  "message_uuid": "{{ message.uuid }}",
  "tenant_uuid": "{{ tenant.uuid }}",
  "subject": "{{ message.subject }}",
  "sender": "{{ sender.name }}",
  "company": "{{ company.name }}",
  "date": "{{ message.message_date }}"
}

Boxflow vervangt de placeholders door de waarden van elk bericht.

JSON-schema van de request body voor de trigger json

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "message_uuid": { "type": "string" },
    "tenant_uuid": { "type": "string" },
    "subject": { "type": "string" },
    "sender": { "type": "string" },
    "company": { "type": "string" },
    "date": { "type": "string" }
  }
}

HTTP-acties in de flow http

# List the attachments
GET https://boxflow.be/api/external/v2/tenants/@{triggerBody()?['tenant_uuid']}/messages/@{triggerBody()?['message_uuid']}/attachments
Authorization: Bearer <your Boxflow API token>
Accept: application/json

# Download one attachment (inside "Apply to each" on body('List_attachments')?['data'])
GET https://boxflow.be/api/external/v2/tenants/@{triggerBody()?['tenant_uuid']}/messages/@{triggerBody()?['message_uuid']}/attachments/@{items('Apply_to_each')?['id']}
Authorization: Bearer <your Boxflow API token>

Elke bijlage in de lijst heeft een id en een name. Gebruik de name als bestandsnaam in “Create file”.

Houd het veilig

Behandel de HTTP-URL van de trigger als een wachtwoord: hij bevat een handtekening waarmee iedereen de flow kan starten. Genereer hem opnieuw als hij uitlekt.
Voeg een eigen header met een geheime waarde toe aan de Boxflow-webhook en controleer die met een voorwaarde aan het begin van je flow.
Zet “Secure inputs” en “Secure outputs” aan op de HTTP-acties, zodat je API-token en de documenten niet in de run history verschijnen.
De API-token geeft toegang tot de berichten van je Boxflow-account: bewaar hem als een geheim, bijvoorbeeld in Azure Key Vault.

Ideeën voor je flow

Bewaar documenten in een SharePoint-bibliotheek met een map per onderneming en jaar.
Post een bericht in een Teams-kanaal voor elke nieuwe brief van de FOD Financiën.
Start een goedkeuring voor betalingsverzoeken vóór ze naar de boekhouding gaan.
Voeg een rij toe aan een Excel- of SharePoint-lijst om een register van alle overheidsbrieven bij te houden.

Tips

Is je flow tijdelijk niet bereikbaar, dan probeert Boxflow de webhook automatisch opnieuw, tot 10 keer gespreid over ongeveer 3 dagen.
Gebruik meerdere automatiseringen met verschillende voorwaarden om verschillende flows te starten.
De volledige API-referentie vind je in de Boxflow API-documentatie.

Bronnen: Microsoft Learn – Request trigger (“When an HTTP request is received”)

Veelgestelde vragen

Heb ik een premium Power Automate-licentie nodig?

Ja. De trigger “When an HTTP request is received” en de HTTP-actie zijn premium connectors in Power Automate.

Waarom kiezen voor “Anyone” bij “Who can trigger the flow?”

De andere opties vereisen een Microsoft Entra ID-token, dat Boxflow niet kan aanleveren. Met “Anyone” wordt de flow beschermd door de geheime handtekening in zijn URL; je kan een geheime header toevoegen voor extra bescherming.

Kan ik de documenten in Teams bewaren?

Ja. Bestanden in Teams-kanalen worden opgeslagen in SharePoint, dus je gebruikt de SharePoint-actie “Create file” op de documentbibliotheek van het team.

Is er een kant-en-klare Boxflow-connector voor Power Automate?

Nog niet. De webhook- en API-aanpak uit deze handleiding werkt vandaag met elke Power Automate-omgeving.

Klaar om je eBox op automatische piloot te zetten?

Koppel je eerste onderneming gratis en ontvang je overheidsberichten voortaan waar je ze nodig hebt.

Gratis starten

Boxflow en Power Automate

Wat heb je nodig?

Hoe het werkt

Boxflow-webhook

Boxflow API

Microsoft 365

Stap voor stap

Maak de flow en zijn trigger

Voeg een webhook-actie toe in Boxflow

Lijst de bijlagen op

Download elke bijlage

Bewaar het bestand

Test en schakel in

Kopiëren en plakken

Houd het veilig

Ideeën voor je flow

Tips

Veelgestelde vragen

Heb ik een premium Power Automate-licentie nodig?

Waarom kiezen voor “Anyone” bij “Who can trigger the flow?”

Kan ik de documenten in Teams bewaren?

Is er een kant-en-klare Boxflow-connector voor Power Automate?

Lees ook

API en webhooks

Billit

Exact Online

Make.com

Odoo

Single sign-on

Zapier

Klaar om je eBox op automatische piloot te zetten?