eBox- en MyMinfin-berichten, rechtstreeks in je inbox
Je collega’s leven al in hun mailbox. Boxflow stuurt elk overheidsbericht er automatisch naartoe, naar precies de juiste mensen, zodra het aankomt.
Hoe het werkt
Een e-mailactie in je automatisering
Voeg een actie “E-mail verzenden” toe aan een automatisering, kies de ontvangers en je bent klaar. Elk bericht dat voldoet, wordt gemaild zodra Boxflow het ophaalt.
-
1
Kies welke berichten
Bijvoorbeeld alle berichten voor één onderneming, of alles van de FOD Financiën.
-
2
Kies de ontvangers
Eén of meer e-mailadressen, ook buiten je Boxflow-gebruikers, zoals een gedeelde mailbox of je boekhouder.
-
3
Kies hoe
Voeg de documenten toe als bijlage, voeg een beveiligde link naar het bericht toe, of beide.
Bijlage of link
De PDF in de e-mail, of achter een beveiligde login
Jij beslist per automatisering hoeveel er in de mailbox belandt.
Bijlagen inbegrepen
De documenten hangen aan de e-mail, klaar om te lezen of te archiveren.
Beveiligde link
De e-mail bevat een knop om het bericht in Boxflow te openen, waar je toegangsrechten gelden.
Beide
Bijlagen voor het gemak, plus een link om op te volgen in Boxflow.
Gelogd
Elke verstuurde e-mail wordt vastgelegd in de audittrail van het bericht.
Personaliseren
Onderwerp en tekst die kloppen
Schrijf je eigen onderwerp en bericht, met placeholders die Boxflow voor elk bericht invult.
- Gebruik placeholders zoals {{ company.name }}, {{ sender.name }} en {{ message.subject }}.
- Maak e-mails makkelijk herkenbaar en filterbaar in je mailbox.
- Voeg instructies toe, bijvoorbeeld wie moet opvolgen en tegen wanneer.
Voorbeeldonderwerp
Nieuwe brief van {{ sender.name }} voor {{ company.name }} : {{ message.subject }}
Resultaat
Nieuwe brief van FPS Finance voor Company A : Assessment notice 2026
Vertrouwelijkheid
Enkel naar de mensen die het nodig hebben
Omdat je per regel de ontvangers kiest, bereiken gevoelige berichten enkel de juiste mensen, anders dan het delen van toegang tot een volledige eBox.
- Loondocumenten naar HR, fiscale brieven naar finance, verkeersboetes naar de wagenparkbeheerder.
- Stuur bij zeer vertrouwelijke documenten een link in plaats van de bijlage, zodat toegangsrechten en de audittrail gelden.
- E-mails worden verstuurd door Boxflow vanaf een eigen verzendadres.
Wat onze klanten zeggen
“Dankzij Boxflow komen mijn e-Boxberichten rechtstreeks in Odoo terecht. Het heeft mijn workflow echt een stuk efficiënter gemaakt.”
Jacques van Nes
· Consultant · BusNes
Veelgestelde vragen
Kan ik berichten mailen naar mensen die Boxflow niet gebruiken?
Ja. Je kan elk e-mailadres als ontvanger ingeven, bijvoorbeeld een gedeelde mailbox of je boekhouder.
Hangen de documenten aan de e-mail?
Als jij dat wil. Per automatisering kies je om de documenten als bijlage mee te sturen, een beveiligde link naar het bericht in Boxflow op te nemen, of beide.
Kan ik het onderwerp van de e-mail aanpassen?
Ja. Je schrijft je eigen onderwerp en tekst, met placeholders voor de onderneming, de afzender, het onderwerp en meer.
Hoe snel wordt een bericht gemaild?
Zodra Boxflow het ophaalt. Boxflow synchroniseert elk uur, en je kan op elk moment een manuele synchronisatie starten.
Is het veilig om overheidsdocumenten per e-mail te versturen?
Jij beslist wat er verstuurd wordt en naar wie. Voor zeer vertrouwelijke documenten raden we aan een link te sturen, zodat het bericht in Boxflow blijft, achter je toegangsrechten.
Klaar om je eBox op automatische piloot te zetten?
Koppel je eerste onderneming gratis en ontvang je overheidsberichten voortaan waar je ze nodig hebt.