FOD Financiën bezorgt berichten voortaan rechtstreeks in je eBox
De overheid heeft aangekondigd dat er met onmiddellijke ingang een betere integratie is tussen MyMinfin (van de FOD Financiën) en de e-Box Enterprise. Het is dus eindelijk gedaan met deze nutteloze notificaties in je e-Box:
Deze wijziging brengt efficiëntiewinst, maar vereist ook een mogelijke wijziging in je procedures.
Als je rechtstreeks met e-Box Enterprise werkt
Werk je als bedrijfsleider zelf in de e-Box Enterprise, dan zul je de wijziging uiteraard toejuichen. Er zijn veel minder kliks vereist om de communicatie te raadplegen.
Heb je rechten gedelegeerd aan medewerkers om de communicatie in e-Box op te halen? Dan raden we je aan om hier even bij stil te staan. Communicatie van de FOD Financiën, die vroeger afgeschermd was in MyMinfin, wordt nu beschikbaar voor iedereen met toegang tot je e-Box.
Dat betekent dus dat de volgende documenten opeens beschikbaar worden voor iedereen met toegang tot je e-Box Enterprise:
aanmaningen en betalingsherinneringen
administratieve boetes
btw-aangiftes met alle bedragen per btw-rooster
handlichting van een uitvoerend beslag (op leveranciers, of op collega's...)
rekeninguittreksel van je voorafbetalingen
stand van de rekening-courant
vragen om inlichtingen
etc.
Deze documenten, die vroeger specifiek beschermd waren binnen MyMinfin, worden nu zichtbaar voor medewerkers met toegang tot de e-Box van je bedrijf.
We raden je dus aan om in te loggen in het systeem van de sociale zekerheid, waarbinnen de rechten voor e-Box beheerd worden. Daar kan je alle gebruikers overlopen, en kan je de rechten voor de e-Box Enterprise waar nodig uitschakelen.
Je kan er ook voor kiezen om de toegang voor alle medewerkers uit te schakelen en een oplossing zoals Boxflow te gebruiken om je berichten automatisch op te halen en naar de juiste bestemmeling door te sturen.
Let verder goed op: zoals we hieronder beschrijven, lijkt het erop dat nog niet alle types berichten uit MyMinfin ook in de e-Box terechtkomen. Hierdoor riskeer je dus berichten te missen, want die berichten staan niet alleen (nog) niet in je e-Box, maar je krijgt ook de notificatie niet meer dat er een bericht klaar staat in MyMinfin.
Als je een applicatie zoals Boxflow gebruikt
Boxflow haalt je eBox Enterprise- en MyMinfin-berichten automatisch op, en bezorgt ze op basis van slimme automatiseringen bij het juiste departement of de juiste persoon binnen je organisatie. Op die manier kun je per type communicatie instellen wie ze mag bekijken, en ben je er ook zeker van dat elk bericht wordt opgevolgd.
Het gebruik van Boxflow wordt dus extra interessant als je veel berichten krijgt, en je deze meteen op de juiste locatie wil afleveren. Dat kan rechtstreeks in de mailbox, via een (automatische) toewijzing in de applicatie, of zelfs gekoppeld aan bv. een SharePoint of Google Drive.
Wat wijzigt er nu concreet? Als je de koppeling met zowel de e-Box Enterprise als MyMinfin hebt geactiveerd, dan zal je de communicaties van de FOD Financiën nu dubbel ontvangen:
Zoals je ziet, komt het bericht zelfs eerst in de e-Box aan, en pas de dag erop via MyMinfin zelf.
We merken echter dat nog niet alle berichten ook via de e-Box worden bezorgd, en sommige types berichten énkel via MyMinfin rechtstreeks binnenkomen:
We raden daarom niet aan om de koppeling met MyMinfin reeds stop te zetten. Als alternatief is dit de aanbevolen werkwijze:
Maak een automatisering die getriggerd wordt van zodra er een bericht ontvangen is:
Voeg twee condities toe: de afzender moet de FOD Financiën zijn, en de service waarlangs het bericht is ontvangen, moet de eBox Enterprise zijn.
Voorzie vervolgens één actie, nl. dat het bericht automatisch op 'Processed' wordt geplaatst.
Zet deze automatisering als eerste, en voorzie in verdere automatiseringen bij de condities dat ze enkel moeten werken als het bericht nog niet in de status 'Processed' is.
Toekomstige updates
Op zich is dit een positieve evolutie die veel ondernemers zullen omarmen. Tegelijk brengt het voor grotere organisaties enkele uitdagingen met zich mee, om ervoor te zorgen dat alle berichten op de juiste plek belanden en wel degelijk worden opgevolgd.
De complexiteit dreigt nog toe te nemen, als de overheid ook het gebruik van de e-Box wil gaan verplichten.
Boxflow zal daarom op korte termijn daarom de evolutie op de voet blijven volgen, en:
Evalueren of álle berichten uit MyMinfin goed in de e-Box Enterprise aankomen
Dubbele berichten voorlopig niet meetellen voor het maximaal aantal berichten dat verwerkt kan worden o.b.v. de abonnementsformule
Een automatische triage van berichten uitwerken, zodat er geen dubbele berichten in het systeem staan (zonder dat er een automatisering moet worden aangemaakt)
We zijn uiteraard bereikbaar als je vragen hebt bij het aanpassen van de instellingen van je Boxflow-account.
